مراحل و نکات مورد توجه در گرفتن پیغام برای مهمانان هتل چیست؟

اقامت مهمان در هتل مهمترین مرحله از مدل چرخه مهمان است( پیشتر در نوشته ‌های قبلی‌ در مورد این مدل صحبت شده است). در این مرحله است که مهمان بیشترین خدمات را دریافت می‌‌کند و تجربه  وی شکل می‌‌گیرد.

وضعیت اتاق معمولا بیشترین سهم در رضایت مهمان را دارد. دیگر کار‌های جانبی نظیر گرفتن ایمیل و یا گرفتن پیغام ‌های مهمان از کار‌های جانبی است که باعث می‌‌شود مهمان رضایت بیشتری داشته باشد. رسیدگی به شکایات مهمان و حل و فصل آنها باعث می‌‌شود که مهمانانی راضی‌ تر و وفادار تر داشته باشیم.

پیغام‌ ها اغلب برای مهمانان از اهمیت بالایی برخوردار هستند و باید فرد پیغام گیرنده به صورت واضح پیغام را دریافت کند و به بهترین شکل و زمان ممکن به مهمان انتقال دهد. پیغام‌ ها برای مهمانانی است که فرم ثبت نام اتاق را پر کرده اند و در ساعت تماس فرد تماس گیرنده بنا به دلایلی در اتاق حضور ندارند.

برای گرفتن پیغام معمولا مراحل زیر انجام می‌‌شود:

  1. پاسخگویی به تماس تلفنی
  2. در صورت تمایل فرد تماس گیرنده حضور مهمان کنترل می شود. این مرحله می‌‌تواند با چک کردن این باشد که آیا مهمان کلید خود را تحویل داده است یا خیر. البته امروزه تماس‌ های تلفنی مستقیماً به اتاق مهمان وصل می‌‌شود و مهمانان به هنگام ترک اتاق کلید و یا کارت خود را تحویل میز پذیرش نمی‌دهند.
  3. اگر هیچ پاسخی از اتاق مهمان دریافت نشود بدین معناست که مهمان در اتاق حضور ندارد و در صورت تمایل فرد تماس گیرنده باید پیغام وی را یادشت کنیم تا به مهمان انتقال دهیم.
  4. پیغام باید در قالب مشخصی‌ که در فرم مخصوص است یادداشت شود.
  5. اطلاعاتی‌ نظیر نام تماس گیرنده، نام شرکت و تلفن، محتوای پیغام، نام فرد و شماره اتاقی‌ که باید پیغام را به وی بدهیم، تاریخ و زمان تماس تلفنی و نام فرد گیرنده پیغام باید در این فرم نوشته شود.
  6. این فرم باید در ۳ نسخه تنظیم شود.
  7. یک کپی به اتاق مهمان فرستاده می شود، کپی دیگر در قسمت پذیرش می‌‌ماند و نسخه دیگر در مدارک ثبت می‌‌شود.
  8. در صورتی‌ که ورود مهمان را مشاهده کردیم یک نسخه از پیغام را به وی می‌‌دهیم و اگر این اتفاق نیفتد نیز مهمان می‌‌تواند نسخه دیگر را در اتاق خود پیدا کند.

درباره نویسنده

دیدن این پست ها هم خالی از لطف نیست!

فرانت آفیس ۲ نظر

دستورالعمل پاسخگویی به تماس های تلفنی در هتل (بخش اول)

یکی‌ از مهمترین مولفه‌های موفقیت در کسب و کار توانایی پاسخگویی به میهمانان و برقراری ارتباط با آن‌ ها بوسیله‌ی تلفن است. پاسخگویی به تماس‌های تلفنی اگرچه کار فیزیکی‌ و دشواری

فرانت آفیس ۰ نظر

آن چه باید درباره فرآیند چک این زودتر از موعد بدانیم

فرآیند چک این زودتر از موعد: برای افزایش سطح خدمات رسانی به میهمانان و کاهش استرس و تنش وارد شده به همکاران در فرانت آفیس و خانه داری فرآیند پیش رو

فرانت آفیس ۰ نظر

آنچه باید درباره دربان (Door Man) هتل و وظایف وی بدانید

دربان اصولا به عنوان فردی شناخته می‌‌شود که به محض ورود مهمان از وی استقبال می‌‌کند و به وی کمک می‌‌کند تا چمدان ‌هایش را از ماشین تخلیه کند. دربان

۰ نظر

بدون نظر!

شما میتوانید اولین نفر باشید در نظرات این نوشته!

لغو پاسخ